Frequent verzuim? Start een verbetertraject!
Je hoort het bij veel bedrijven, regelmatig zijn dezelfde medewerkers ziek. Mensen die meerdere keren per jaar afwezig zijn door ziekte of andere redenen. Frequent verzuim bepaalt mede de sfeer op de werkvloer, niet alleen voor jou als werkgever maar vooral voor je collega’s. Heb je te maken met frequent verzuim, start een verbetertraject!
Veel werkgevers weten niet hoe ze om moeten gaan met frequent verzuim. Ze schakelen de arbodienst in, sturen een medewerker door naar de bedrijfsarts en verwachten dat het probleem daar wordt opgelost. Maar er is meer dat je als werkgever kunt doen om frequent verzuim te beïnvloeden.
We vertellen je eerst wat meer over verzuim.
Meldingsfrequentie verzuim
De meldingsfrequentie bij verzuim in Nederland ligt rond de één keer per jaar. Dit betekent dat medewerkers gemiddeld één keer per jaar ziek zijn. Een hogere meldingsfrequentie leidt uiteindelijk bijna altijd tot langdurige uitval. Dat komt omdat er vaak sprake is van een onderliggend (medisch) probleem dat telkens terugkomt en waar onvoldoende aandacht voor is. Het wordt ook zelden goed besproken. Van frequent verzuim spreken we bij een derde ziekmelding binnen een jaar.
Zo handel je als werkgever bij een ziekmelding
Om misverstanden en gedoe te voorkomen is het handig een beleid te hebben rondom verzuim, verzuimregels of een verzuimprotocol. Maak bijvoorbeeld afspraken over bij wie de medewerker zich ziek meldt en vooral ook hoe. Leg ook vast dat je geen ziekmeldingen via WhatsApp of mail accepteert. Zorg dat iedere nieuwe medewerker deze afspraken krijgt bij indiensttreding en de regels kent. Leg het vast in een personeelshandboek of in een addendum bij de arbeidsovereenkomst. Zorg ervoor dat medewerkers dit beleid te allen tijde kunnen raadplegen, en wijs erop bij een ziekmelding.
Twijfel bij frequent verzuim
De bedrijfsarts is de enige persoon die mag bepalen of iemand ziek is. Als je twijfelt aan de ziekmelding van een medewerker, geef dat dan aan bij de casemanager. Leg hem de situatie uit, vertel waarom je twijfelt aan de oprechtheid van de ziekmelding en vraag om hulp bij de juiste aanpak.
Ga in gesprek met je medewerker
De meeste werknemers vinden het lastig om tegen hun leidinggevende open te zijn over de reden van hun verzuim. De leidinggevende staat daarvoor te dichtbij. Het kan bovendien komen doordat een sfeer van veiligheid en vertrouwen ontbreekt.
Ook leidinggevenden vinden zo’n gesprek vaak lastig vanwege dezelfde reden, ze kennen de werknemer te persoonlijk. Ze nemen ook niet altijd de tijd voor een goed gesprek bij frequent verzuim. Geen wonder, iedereen is druk en er is nog meer te doen. Toch is het belangrijk om over frequent verzuim in gesprek te gaan. Voor je medewerker maar ook voor jezelf. Bovendien is het een goed signaal naar collega’s, jij zit hier bovenop als werkgever en lost het graag goed en zo snel mogelijk op. Dat doe je ter voorkoming van langdurig verzuim.
Biedt een verbetertraject aan
Wij raden aan om met je medewerker een verbetertraject aan te gaan als hij zich voor de derde keer ziek meldt in één jaar tijd. Geef duidelijk aan wat de aanleiding is voor het gesprek is. Frequent verzuim gaat niet om de aard van de klachten, maar om het gedrag van de medewerker het regelmatig ziekmelden. Frequent verzuim is deels beïnvloedbaar. De meeste frequent verzuimers zijn zich niet bewust van de gevolgen van hun ziekmelding. Daarom is het belangrijk om een verbetertraject in te gaan, afspraken te maken en deze schriftelijk vast te leggen.
De opbouw van het gesprek is bij voorkeur als volgt:
- Benoem de feiten. Hoe vaak is de werknemer ziek, hoe lang was de werknemer afwezig, etc etc. Zo lang je het bij de feiten houdt kan er geen discussie zijn;
- Leg uit wat de gevolgen zijn van de ziekmeldingen. Bijvoorbeeld een collega die moest invallen, een project dat daardoor vertraging opliep;
- Ga in op het doel van het gesprek. Je wilt proberen te begrijpen waarom de werknemer vaker ziek is dan gemiddeld en wat je daar samen aan gaat doen;
- Geef de werknemer het woord. De werknemer was regelmatig ziek de afgelopen tijd. Teveel volgens jou. Vraag hem wat de reden daarvan was, en laat hem vertellen wat er aan de hand is;
- Laat de werknemer oplossingen aandragen. Of als hij daar niet mee komt, stel voor dat hij erover nadenkt en op een nader vast te stellen met oplossingen komt. Heeft hj die zelf uiteindelijk niet, stel dan oplossingen voor;
- Maak concrete afspraken. Wie gaat wat doen en wanneer. Leg de afspraken vast en bevestig deze schriftelijk aan de werknemer. Spreek ook af welke maatregel je neemt als de afgesproken doelen niet worden gehaald.
Achterliggende problematiek
Vaak is er bij frequent verzuim sprake van achterliggende problematiek. Althans, je medewerker ervaart iets als een (groot) probleem waardoor ziekmelden voor hem de enige oplossing is. Regelmatig ervaren wij dat er eigenlijk helemaal geen groot probleem is, en al helemaal niet moeilijk oplosbaar. Alleen is dat voor je medewerker wel zo en hij blijft ermee lopen. Probeer met je medewerker in gesprek te komen, en te achterhalen of daar sprake van is. En vooral, biedt je medewerker hulp aan. Je medewerker zal dat erg waarderen en ook minder verzuimen als het probleem wordt opgelost. Hoe fijn is het als je werkgever ziet dat jet het moeilijk hebt en je daarbij helpt!
Basis Arbodienst pakt het aan!
Wil je frequent verzuim aanpakken en een verbetertrajact starten voor één of meerdere werknemers? Neem dan contact op met Basis Arbodienst, dan leggen je uit hoe wij een verbetertraject aanpakken. En als je daarmee akkoord gaat gaan we aan de slag. Fred Beumer, onze inzetbaarheidscoach gaat het gesprek aan en zorgt voor een oplossingsrichting waarmee zowel werkgever als werknemer verder kunnen.
