Welke gegevens mag een arbodienst gebruiken?
Als een werkgever een contract afsluit met een arbodienst, verstrekt de werkgever de gegevens van alle werknemers aan de arbodienst. In een zogenaamde verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over het gebruik van de data. Meldt een werknemer zich ziek, dan geeft de werkgever dit door aan de arbodienst. De arbodienst start vervolgens de verzuimbegeleiding op. Maar welke gegevens van de zieke werknemer worden aan de arbodienst verstrekt? En wat zijn de regels zijn voor het dossier van de werknemer bij de arbodienst? Kortom welke gegevens mag een arbodienst gebruiken?
Gegevens die een arbodienst van de werkgever ontvangt
Basis Arbodienst gebruikt de volgende gegevens van een werknemer:
- Naam
- Geslacht
- Nationaliteit
- Geboortedatum
- Adres
- Huisnummer
- Postcode
- Woonplaats
- (Mobiele) telefoonnummer
- E-mailadres
- Startdatum dienstverband
- Werkuren per week
- Soort dienstverband
- Einde dienstverband
- Functie
Wat geeft een zieke werknemer door aan de arbodienst?
Een zieke werknemer moet aan de arbodienst alle informatie geven die nodig is voor het beoordelen van de mate van arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie van de werknemer.
Gegevens opvragen bij behandelaren?
De arbodienst mag de (medische) gegevens van een zieke werknemer opvragen bij de behandelaar (huisarts/ specialist/fysiotherapeut) als dit nodig is voor begeleiding en re-integratie. De behandelaar mag de gevraagde gegevens alleen doorgeven als een werknemer hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Hiervoor moet deze een schriftelijke machtiging af aan de arbodienst.
Gegevens die de arbodienst verstrekt?
De arbodienst geeft gegevens over een zieke werknemer door aan:
- de werkgever;
- het UWV;
- het Sociaal Medisch Team/Overleg;
- eventueel het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.
Gegevens verstrekken aan een werkgever?
De arbodienst mag alleen noodzakelijke gegevens aan een werkgever doorgeven, zoals
- dat een werknemer (tijdelijk) arbeidsongeschikt is;
- hoe lang de afwezigheid ongeveer gaat duren;
- wat de belastbaarheid van uw werknemer is als deze (gedeeltelijk) weer aan het werk gaat;
- welke eventuele werkaanpassingen gewenst zijn.
In uitzonderlijke situaties mag de arbodienst medische gegevens van een zieke werknemer met de werkgever delen. Een werknemer moet hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven. En het moet gaan om noodzakelijke informatie. Bijvoorbeeld als uw werknemer epilepsie heeft en de naaste collega’s moeten weten hoe zij moeten handelen in een noodsituatie.
Gegevens verstrekken aan UWV?
Het UWV heeft bepaalde gegevens nodig om zijn taak goed te kunnen uitvoeren. De arbodienst is verplicht deze gegevens te verstrekken als het UWV erom vraagt. Het gaat hierbij alleen om (strikt) noodzakelijke medische gegevens.
Gegevens verstrekken aan SMT/SMO?
Heeft een bedrijf een regulier met de arbodienst, oftewel een Sociaal Medisch Team (SMT) of Sociaal Medisch Overleg (SMO)? Dan mag de arbodienst de volgende gegevens bespreken:
- de mate van arbeidsongeschiktheid;
- de verwachte duur van de ziekte;
- de functionele beperkingen;
- de eventuele aanpassingen voor de re-integratie.
Medische gegevens mag de arbodienst of bedrijfsarts alleen doorgeven met uitdrukkelijke toestemming van uw werknemer.
Toegang tot het medisch dossier van een zieke werknemer?
Bij de arbodienst mag niet iedereen toegang hebben tot het medisch dossier van uw zieke werknemer. De toegang is beperkt tot de medewerkers die direct bij de behandeling van uw werknemer betrokken zijn. Dat zijn de bedrijfsarts, verpleegkundigen, doktersassistenten en de vervangende bedrijfsarts(en) en/of taakgedelegeerden.
Overdragen dossier zieke werknemer?
Stapt u over op een andere arbodienst? Dan mag de oude arbodienst of bedrijfsarts alleen het deel van het dossier van uw werknemer overdragen waarop geen medisch beroepsgeheim rust.
De gegevens die wel onder het medisch beroepsgeheim vallen, mag de oude arbodienst alleen overdragen als die gegevens noodzakelijk zijn voor de verzuimbegeleiding:
- bij de wisseling van arbodienst of bedrijfsarts ziek is;
- binnen 4 weken na de herstelmelding opnieuw uitvalt.
Verder gelden de volgende voorwaarden:
- er is instemming van de ondernemingsraad;
- de arbodienst informeert een werknemer van tevoren over de overdracht van gegevens;
- een werknemer krijgt de kans om bezwaar te maken tegen de overdracht;
- de arbodienst draagt de gegevens over aan een andere arbodienst.
Autoriteit persoonsgegevens
Dit artikel is grotendeels overgenomen van de website van de autoriteit persoongegevens, daar kunt dit nalezen.
Meer weten? Neem dan contact op met Basis Arbodienst!
